#Achat
L'Edito de SÉLÉNÉE

08/01 2019

L'Edito de SÉLÉNÉE

 

 

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8 janvier 2019 - #Achat n°7

La Recette du sourcing

 

Les Ingrédients :

  • La juste définition du besoin
  • Un travail en concertation avec les équipes techniques, les prescripteurs techniques
  • Une préparation minutieuse des rencontres
  • Des outils pour guider les utilisateurs novices
  • De la communication : une « Storytelling »

Comment convaincre les directions opérationnelles du bienfait du sourcing ? Comment démocratiser la démarche de sourcing en interne & comment la mettre en œuvre ? L’idée étant de démocratiser la démarche en évitant le passage en force.

A partir du moment où la règlementation le permet, il s’agit avant tout d’une question d’envie et de caractère ainsi qu’un état d’esprit. Le but est de convaincre l’ensemble des collaborateurs du bien-fondé de la technique.   Le service de la commande publique & des achats est un service support aux autres pour les aider, les accompagner à trouver de nouvelles solutions.

Arrêtez de vous plaindre de la qualité ou de la quantité des offres & arrêtez de copier-coller de vieux cahiers des charges & soyez curieux !

Le sourcing doit permette aux entreprises de répondre parfaitement à votre besoin. Ainsi, vos cahiers des charges seront enrichis & dépoussiérés.

Pour bien commencer, réaliser une cartographie. 

Le sourcing doit être à l’initiative de l’acheteur ; il est cependant nécessaire de prendre quelques précautions dans la conduite des rencontres avec les entreprises. En effet, il est donc primordial de donner le même niveau d’information aux entreprises rencontrées et de consacrer un temps de parole équivalent. Pour une démarche efficace, il est cependant essentiel d’identifier les dossiers sur lesquels une action de sourcing est utile et pour lequel l’acheteur aura un retour sur investissement.

Réaliser une cartographie des marchés afin d’identifier les enjeux financiers, politiques, d’innovation, de concurrence. Cette cartographie est la première étape fondamentale à réaliser ; souvent bafouée par manque de temps & noyée par le quotidien.

 Ensuite préparer minutieusement votre rencontre fournisseur.

Constituer une équipe de travail entre prescripteur technique et acheteur et préparer les arguments de votre rencontre avec les entreprises identifiées. Cette préparation doit être minutieuse et réalisée plusieurs mois avant la consultation (entre 3 et 6 mois avant la rédaction définitive du cahier des charges). Un document de traçabilité peut matérialiser les échanges, celui-ci peut contenir les questions abordées, les points techniques du cahier des charges à discuter, le nom des entreprises, des participants. Ainsi, l’équipe projet posera les mêmes questions à toutes les entreprises rencontrées. Un ordre du jour peut être envoyé aux participants de manière à guider vos interlocuteurs sur les sujets qui vont être abordés et ainsi identifier les fonctions de chaque représentant. Les rôles de chacun sont définis au préalable. Une réunion interne de préparation est alors nécessaire pour fixer les objectifs, préciser les points de vigilance par exemple. Soyez clair sur les éléments que vous pouvez communiquer. Rien de plus terrible que de se retrouver dans une situation où votre collègue en dit trop au fournisseur lors d'une négociation!

Privilégier les rencontres physiques.

Les rencontres fournisseurs doivent s’effectuer dans des salles de réunion, hors des bureaux de manière à ne pas dévoiler d’information confidentielle. Attention toutefois au langage non verbal qui peut également vous trahir. Celui-ci est très important, il est donc primordial de rester maître des débats. En cas de dérive, il est nécessaire de recadrer les échanges au plus tôt. Vous obtiendrez les informations nécessaires pour faire un sourcing complet & efficace. Cela vous permettra de mieux définir votre besoin ; l’entreprise comprendra exactement votre demande et pourra vous apporter une réponse cohérente.

Lancez-vous et annoncez fièrement les résultats obtenus !

Créer des storytelling et renouveler l’opération autant de fois que nécessaire !

Aidez-vous d’une « storytelling » pour vendre la fonction achat et valoriser tous les acteurs qui ont participé.

 

Fanny METGE, Business Developer Sélénée

 

 

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20 novembre 2018 - #Achat n°6

Les 5 raisons de faire du sourcing

L’adage: « C’est à ses outils que l’on reconnaît un bon ouvrier , c’est à une bonne analyse des besoins que l’on reconnaît un achat réussi.»

Le sourcing est l'action menée par l'acheteur afin d'identifier les fournisseurs susceptibles de répondre à un besoin. Il s'agit d'une démarche active, d'évaluation d'opérateurs économiques par les acheteurs. La définition du besoin est fondamentale dans le processus achat. Trop souvent malmenée ou par manque d'anticipation de la part de l'acheteur et des services prescripteurs, un besoin mal défini entrainera un achat non performant. L'acte d'achat est souvent réalisé en "urgence" par manque d'anticipation des services demandeurs.

Pour autant, le sourcing est une démarche qui prend du temps et qui nécessite un retour sur investissement. L'acheteur aura tout intérêt à identifier les marchés sur lesquels il souhaite investiguer du temps et mettre en place une action de sourcing.

Les contre-arguments : Je n'ai pas pas le temps de faire du sourcing, je connais déjà mes fournisseurs, je travaille avec les mêmes fournisseurs depuis des années...

Quels sont les bénéfices du sourcing pour un acheteur?

Pour connaître mon écosystème: Analyser le marché par segment d’achat, trouver un nouveau fournisseur, réaliser une prospection minutieuse, se faire connaitre auprès des entreprises, se faire identifier.

Pour réaliser des gains achat: Optimiser le coût financier de l’achat, respecter un budget alloué, obtenir des économies financières, réduire le coût général de l’achat au travers de l’automatisation des processus concernés, trouver des axes d’amélioration économiques, techniques, qualitatifs.

Pour challenger un fournisseur en place depuis plusieurs marchés: Pour spécifier son besoin, affiner son cahier des charges, ouvrir à la concurrence.

Pour externaliser certains achats non stratégiques et/ou de faible montant: ex: Entretien des espaces verts, fourniture de bureau, achat < 500€.

Pour intégrer des critères RSE (clauses sociales, achats responsables, critères environnementaux). 

Pour être attractif pour les entreprises du territoire (RFI, prévisions d’HA).

Pour connaitre & dynamiser le tissu économique local

Quels sont les bénéfices du sourcing pour une entreprise?

Pour plus de visibilité: être visibles auprès des acheteurs publics, se faire identifier en tant que professionnel, pouvoir rentrer en contact avec les acheteurs.

Pour plus de business/Apporteur d’affaire: être informé des demandes d’informations postées par les acheteurs en amont des consultations, établir un plan de charge en fonction des prévisions d’achat postées par les acheteurs, faire connaitre aux acheteurs les innovations, nouer le dialogue en amont des consultations, être rassuré sur les modalités de paiement.

Pour une analyse concurrentielle: réaliser une analyse concurrentielle sur son secteur d’activité, sur une zone géographique, réaliser une analyse fine du marché et des acheteurs principaux sur le territoire.

Promouvoir la fonction achat en interne en misant sur les success stories pour donner envie aux prescripteurs internes de s'adresser aux achats!

En conclusion: Le sourcing est un outil fondamental pour un acheteur. Par définition l'acheteur doit être curieux et la valeur ajoutée de l'acheteur réside dans le fait de participer le plus en amont possible à la définition du besoin.

Adoptez le sourcing, pratiquez le, communiquer!

 

Fanny METGE, Business Developer Sélénée

 

 

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25 septembre 2018 - #Achat n°5

La Génération Y au travail ; bientôt aux commandes des achats ?

 

La génération Peter Pan

La plupart auront acquis une dizaine d’années d’expérience professionnelle et auront travaillé en moyenne dans cinq entreprises. Si toute génération apporte ses ruptures, c’est dans son rapport au ­travail que se distingue la génération Y (née entre 1980 et 1995).

Née à l’ère du numérique et des réseaux sociaux, elle manifeste le besoin de se tester sur tout et le reste avant de comprendre ce qui la porte.

Une vision éthique

Moins à la recherche d’un CDI que d’un poste stimulant, eux n’acceptent pas de s’ennuyer. Leur ascension hiérarchique pourrait être une très bonne chose en ce qui concerne les achats.

Quelles sont les différences pertinentes entre la génération Y et les générations précédentes ?

  • Les compétences interpersonnelles sont primordiales, plus encore que les compétences techniques.
  • La génération Y a une aversion au risque et souligne la responsabilité & l’importance des résultats dans sa définition du succès.

Cette valorisation des relations est bénéfique aux achats via les parties prenantes et leurs fournisseurs. L’aversion aux risques est inévitable en matière de gestion des achats.Cette génération est collaborative et à l’aise avec les innovations techniques. Elle adoptera les technologies pour réduire les risques.

Cette génération souhaite plus de transparence, plus de collaboration et moins de hiérarchie. Un environnement de travail sans stress avec des perspectives d’évolution, et des valeurs de partage.

Avis aux DRH !

« Le problème n’est plus de transmettre mais de permettre, en laissant des espaces de jeu pour que les jeunes créent leur code, et puissent travailler quand ils le souhaitent.»  

Plus que l’équilibre entre la vie personnelle et la vie privée, ils veulent du fun et continuer à ­apprendre. Construire une politique de ressources ­humaines autour de l’éducation est une ­réponse à la demande des "Y"». Les directions achats n'ont qu'à bien se tenir, une révolution des pratiques et plus particulièrement du sens donné au travail est en train de s'opérer.

 

Fanny METGE, Business Developer Sélénée

 

 

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6 juillet 2018 - #Achat n°4

Tendances & Priorités des départements achats

 

Tous secteurs confondus (public & privé)

 Les départements achats, moins centrés sur leurs objectifs de réduction des coûts, veulent chouchouter leurs fournisseurs et s’investir davantage en terme de RSE. Une volonté de faire pression sur les coûts, pour renouer des relations plus proches et soutenues avec les fournisseurs en les fidélisant.

Bien que la réduction des coûts reste l’objectif premier des acheteurs, il est à son plus bas niveau depuis six ans. Ce changement s’explique par le renforcement d’autres axes stratégiques comme le développement d’une relation de partenariat entre les acheteurs et les fournisseurs. Cela concerne d’avantage le secteur public pour 74% contre 55% pour le secteur privé.

Quels sont les leviers de réduction des coûts pour l’acheteur ?

La négociation, la mutualisation/globalisation, l’ajustement des spécificités techniques, le TCO (coût total d’acquisition), l’analyse de la valeur, l’engagement sur les volumes, le make or buy, l’intégration des fournisseurs, la délocalisation sont autant de pistes de travail pour l'acheteur. On constate qu’un faible pourcentage d’acheteurs est rémunéré en fonction des « savings réalisés ».

Ex : Lorsqu’un fournisseur est en situation de monopole sur un segment d’achat bien particulier, pour obtenir une optimisation technique, qualitative et/ou financière, il est nécessaire de reprendre le cahier des charges initial avec les prescripteurs techniques.

Les acheteurs vont devoir travailler leur attractivité pour préserver et développer leur panel fournisseurs. Les acheteurs entrent dans une aire de « calinothérapie » vis-à-vis de leurs fournisseurs afin de mieux les fidéliser et de favoriser l’innovation pour les PME & start'up.

"Le fournisseur, un partenaire d’affaire" 


Un changement dans la volonté de faire pression sur les coûts, pour renouer des relations plus proches et soutenues avec les fournisseurs. Une sorte de « Reverse compétition ». La notion de partenariat, de relation de business prend tout son sens entre l’acheteur et son fournisseur. Sécuriser les approvisionnements afin de maintenir les chaines de production, garantir la continuité de service tout en respectant les engagements de livraison.  

Les achats « Made in France » . Aujourd’hui, les achats « made in France » commencent également à prendre forme et à être mis en avant au travers de critères et d’indicateurs de suivi. Le « Made in France » est un argument de taille pour l’acheteur ; un gage de qualité et de savoir-faire dans une démarche achat. De ce fait, on constate que les achats dans les pays low cost semblent perdre du terrain au profil de partenariats avec des TPE, PME & autres start’up innovantes.

RSE, Développement Durable : La performance achat de l’entreprise est évaluée en priorité, devant les économies réalisées et la contribution des achats dans le chiffre d’affaires. Aujourd’hui, l’accent est porté de plus en plus sur les actions environnementales, les clauses sociales ainsi que le développement durable.

Le métier de l’acheteur est en perpétuelle évolution. Il existe de nombreux leviers pour lui permettre d’optimiser ses achats et ainsi valoriser son travail. L’objectif de réduction de coût n’est plus uniquement le seul leitmotiv des directions achats. L'acheteur est ainsi en capacité de travailler sur les relations avec ses partenaires d’affaires qui sont essentielles pour créer un climat de travail de confiance. N’hésitez pas à communiquer avec vos fournisseurs, ils sont force de proposition ! 

 

Fanny METGE, Business Developer Sélénée

 

 

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4 juin 2018 - #Achat n°3

L'acheteur 3.0

 

Depuis des décennies, le métier de l’acheteur est en perpétuelle évolution.

Dans les années 90’, l’acheteur est souvent qualifié de « Cost killer ».Ces objectifs de qualité, de coût et de délai sont fixés à court terme. Les effets de la mondialisation permettent à l’acheteur d’effectuer des « savings directs » ou « économies financières directes » avec des coûts de main d’œuvre très inférieurs à ceux pratiqués en France.

Les acheteurs s’orientent ainsi vers les pays Asiatiques pour leurs achats de matières premières ainsi que pour la manufacture de pièces assemblées. Des lignes de production industrielles françaises disparaissent pour s’implanter en Chine. L’externalisation des activités non lucratives et non qualifiantes est également de rigueur. L’acheteur doit négocier avec ses fournisseurs et ainsi permettre à l’entreprise de réaliser des gains financiers « mesurables directement » par rapport à l’année précédente sur un achat similaire. On massifie les commandes pour obtenir de meilleurs prix.

Dans les années 2000, l’acheteur prend en compte les aspects environnementaux, sociaux & éthiques.

Les achats évoluent vers une approche dite « responsable » et une gestion des risques est mise en place.

Les objectifs court et long terme cohabitent. Cette direction stratégique contribue à la performance globale de l’organisation. Les « savings » à court terme sont remplacés par des bénéfices à long terme.

L’acheteur doit ainsi prendre en compte nombreux critères dans sa recherche de solutions, de fournisseurs. Pour faire l’acquisition de textile dans des pays à bas coûts, l’acheteur doit également prendre en compte les conditions environnementales dans lesquelles sont produites les matières ; les produits utilisés répondent ils aux critères du cahier des charges ? Dans quelles conditions la production est-elle réalisée et par qui ? Ainsi, l’acheteur devient plus exigeant et son travail demande une réelle analyse préalable de son environnement et du produit. Il est en position de force puisque le fournisseur doit se plier au cahier des charges de l’acheteur s’il souhaite obtenir la commande.

Depuis 2015, l’acheteur est responsable de son fournisseur ; celui-ci est qualifié de « partenaire » car les fournisseurs sont des clients potentiels. Le but étant de créer ensemble de la valeur. La position de l’acheteur devient transverse. L’acheteur est un coordinateur de la relation. Il doit manager sa relation avec ses prescripteurs ainsi qu’avec ses fournisseurs. L’approche se fait en coût global. On parle même d’un changement probable de dénomination de l’acheteur…

L’acheteur « Cost killer » pourrait devenir Manager des ressources externes » ou LED « Leader For Extended Development ou Business Developer au sein de son entreprise ».

Ainsi, l’acheteur ne se trouve plus en position de force vis-à-vis de son fournisseur mais bien dans une relation d’affaires avec un partenaire. Ce partenariat leur permettra de créer une relation de confiance, « gagnant gagnant » où chacun doit respecter ses engagements et atteindre ses objectifs respectifs.

N’hésitez pas à échanger avec les fournisseurs lors de salons ou bien pendant votre phase de sourcing, soyez curieux ! La relation acheteur fournisseurs est fondamentale puisqu’elle est riche de connaissance et d’enseignement. Il ne doit plus y avoir de distinction entre les acheteurs du privé et du public. De nature, l’acheteur doit être curieux pour trouver la meilleure solution d’un point de vue technique, économique, qualitative… Créer du lien avec vos fournisseurs vous permettra d’obtenir des informations fondamentales. Ne perdez pas votre objectif de vue tout en créant des relations d’affaires avec vos fournisseurs dits « partenaires ».

 

Fanny METGE, Business Developer Sélénée

 

 

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30 avril 2018 - #Achat n°2

Sourcing Fournisseur & Marché Captif ?

 

Au secours! Mon fournisseur est seul sur mon marché! Comment réaliser un sourcing fournisseur efficace dans un marché captif?

 

"L'un des pires cauchemars de tout acheteur est de négocier avec un fournisseur en situation de monopole sur un marché"!

 

Les marges de manœuvre dans la négociation sont étroites, l’acheteur doit faire preuve d’agilité pour réussir sa négociation. Un marché captif présente peu ou pas d’alternatives à l’achat du produit ou du service. Le marché captif peut-être dû à des considérations géographiques, des spécificités techniques du produit ou à un manque de concurrence. Il est par nature pas ou peu concurrentiel ; les prix et les marges y sont très souvent plus élevés. Il est donc essentiel de définir une stratégie et des tactiques de négociation.

Quels sont les leviers d'optimisation?

  1. La revue des spécifications techniques, organisationnelles, des services attendus avecla rédaction d'un cahier des charges extrêmement précis (ex: acheter uniquement des modules métier et non la solution entière), avec une meilleure définition des niveaux de service (ex: Contrat de maintenance niveau "gold" avec des délais d'intervention très courts).
  2. L'achat de produits ou services non monopolistiques chez le même fournisseur
  3. L'achat groupé pour bénéficier de l'effet volume (centrales d'achat, groupement)
  4. La mise en concurrence lorsque des cartels/ententes ne sont pas formés
  5. L'accompagnement des fournisseurs de rang 2 dans l'acquisition et le développement de nouvelles compétences pour leur futur positionnement en tant que concurrent.

"Mieux définir son besoin avec les prescripteurs internes permet une meilleure appréhension des coûts".

Quelques exemples chiffrés:

1. Sur le marché de la téléphonie mobile / Marché oligopolistique dominé jusqu'en 2014 par 3 opérateurs nationaux (SFR, Orange & Bouygues Télécom):

  • Des tarifs pratiqués élevés et alignés entre les 3 opérateurs
  • D'importants bénéfices réalisés
  • Une concurrence qui s'opère uniquement sur la qualité du réseau, les services proposés

L'arrivée de Free (4ème opérateur national) en 2014 bouscule le marché existant de téléphonie mobile et permet ainsi une réduction significative des tarifs pratiqués (environ 40%) avec une qualité de service supérieure (Forfait mobile à 2€ Appels, SMS, MMS illimités). La stratégie utilisée: Mise en concurrence des acteurs du marché.

2. Sur le marché des dispositifs médicaux à usage unique / Marché captif dominé par des multinationales Américaines & Européennes.

  • CHU de Nîmes a réalisé 37% de réduction des coûts pour un marché de fourniture de couvertures chauffantes à usage unique. La stratégie utilisée: Analyse du marché, mise en concurrence des acteurs du marché, rencontre & dialogue avec les fournisseurs potentiels.
  • CHU de Bordeaux a réalisé 9.1% de gains sur la fourniture de dispositifs médicaux à usage unique. La stratégie utilisée: Massification des volumes avec 31 établissements adhérents.

"Attention aux situations de monopole où la concurrence est méconnue par manque de prospection & de sourcing"!
Le sourcing vous permettra de remettre en cause l'existant même si le marché est peu concurrentiel. Cette conduite au changement sera à conduire avec les prescripteurs internes ainsi qu'en externe avec les fournisseurs.

Le sourcing vous permettra de remettre en cause l'existant même si le marché est peu concurrentiel. Cette conduite au changement sera à conduire avec les prescripteurs internes ainsi qu'en externe avec les fournisseurs.

 

A vous de jouer!

 

Fanny METGE, Business Developer Sélénée

 

 

Edito selenee

 

14 février 2018 - # Achat n°1

SOURCING FOURNISSEUR & MARCHÉS PUBLICS

 

La phase sourcing se situe bien en amont de la consultation. Elle est fondamentale dans la définition de son besoin et la compréhension de son environnement. Le fournisseur est un partenaire, les discussions en amont sont essentielles et permettent de trouver des pistes d’amélioration techniques, fonctionnelles et économiques. Le sourcing doit s’effectuer dans le cadre de la réglementation des marchés publics en respectant l’équité entre les fournisseurs.

Rappel sur les étapes du sourcing (1ère partie du processus achat)

-         Inventaire des fournisseurs sur son segment d’activité

-         Identification des sources

-         Request for information ou RFI ou demande d’information

-         Collecte d’information

-         Rencontre avec les fournisseurs

-         Analyse

-         Constitution d’une short List

Quand devons-nous utiliser le sourcing ?

En amont d’une consultation

Dans quels buts ?

-         Pour spécifier son besoin,

-         Pour affiner son cahier des charges,

-         Pour trouver des axes d’amélioration, de performances techniques/économiques, qualitatives

-         Pour optimiser le coût financier de l’achat ou pour un volume financier important

-         Pour ouvrir la consultation à la concurrence

-         Pour connaitre son tissu économique, se faire connaître auprès des entreprises

-         Pour obtenir des économies financières et/ou respecter un budget alloué.

Comment puis-je m’y prendre ?

-         En me documentant sur mon secteur d’activité, sur le type d’achat

-         En me déplaçant sur des salons professionnels

-         En utilisant des réseaux professionnels, des réseaux sociaux, communauté web

-         En utiliser les outils de e-sourcing (Plateforme Sélénée du groupe Achatsolutions)

Quelles sont les missions de l’acheteur ?


La valeur ajoutée de l’acheteur réside sur le fait de participer en amont, le plus en amont possible à la définition du besoin.

-         Challenger les opérationnels et ne pas se contenter d’expressions de solutions techniques déjà identifiées chez un fournisseur.

-         Trouver le meilleur couple (produit/fournisseur) pour un pilotage des coûts plus performant.

-         Maitriser l’adéquation entre le besoin lié aux activités et le niveau de dépense associé.

-         Challenger son panel fournisseur pour obtenir de la valeur ajoutée (meilleurs coûts, plus de services proposés, localisation plus intéressante…).

-         Coordonner & conduire le changement vis-à-vis des clients internes/externes.

-         Remettre en cause les habitudes & les pratiques pour faire avancer son entreprise/organisation.

Connaissez-vous le Dual Sourcing ?

Le Dual sourcing consiste à sourcer un même service ou une même matière chez deux fournisseurs différents. « Ne pas mettre tous les œufs dans le même panier ». Cela permet de conserver l’effet volume lors de négociation tout en diminuant les risques encourus et en favorisant le rapport de force.

Vous passerez plus de temps au départ à qualifier les deux fournisseurs, mais cela vous permettra d’avoir plus de flexibilité par la suite en étant acteur de vos décisions et non pas dépendant de votre fournisseur.

 

« Le sourcing est un outil fondamental pour un acheteur. Par définition, un acheteur se doit d’être curieux. Dans mes fonctions d’acheteur, j’appréciais tout particulièrement les discussions & dialogues avec les fournisseurs, les visites des salons qui sont l’occasion de réaliser une veille concurrentielle sur mes segments d’achats. Ces échanges me permettaient de mieux appréhender l’environnement de travail dans lequel j’évoluais, de mieux comprendre les solutions techniques proposées et ainsi de mieux challenger mes partenaires d’affaires. N’hésitez pas à discuter avec eux, à échanger sur vos problématiques techniques, économiques, qualitatives.

N’oubliez pas que vos fournisseurs sont très souvent force de proposition pour vous permettre d’atteindre vos objectifs ! »

 
Fanny METGE, Business Developer Sélénée
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